Spesso davanti alla possibilità di informatizzare la gestione e la creazione dei preventivi mi viene avanzata l’osservazione: “Ma faccio prima a farli a mano su un pezzo di carta!”.
Davanti a questa considerazione, consiglio sempre al cliente di riflettere e chiedersi: “è davvero più veloce fare un preventivo a mano? Risparmio effettivamente del tempo? Quali vantaggi concreti ottengo se informatizzo questa procedura?”
Per rispondere a queste domande, occorre soffermarsi sulla definizione di informatizzazione della preventivazione di nuovi prodotti e cioè nel poter lavorare su un database in cui sono inserite tutte le risorse di cui necessito (comprese le materie prime e le ore di lavorazione) e i costi ad esse connessi per produrre quel determinato articolo. Nel momento in cui inserisco queste voci nel mio preventivo, ottengo automaticamente la somma dei costi e delle eventuali maggiorazioni che voglio applicare oltre alla possibilità di far richiamo con un click alle giacenze di magazzino.
Aspetto ancora più importante è che l’informatizzazione della preventivazione implica ben più che il mero inserimento dei costi, infatti in questa fase si procede a una vera e propria stesura di quel che sarà il ciclo di lavoro di quel prodotto (o di un prodotto non ancora presente sul Database).
Queste informazioni saranno necessarie anche in fase di conferma d’ordine (la quale spesso arriva a distanza di parecchio tempo dalla presentazione dell’offerta) per ricordarmi come era stato concepito inizialmente l’articolo, oltre a verificare che le condizioni iniziali per la realizzazione dello stesso siano sempre le medesime.
Oltretutto ho anche la possibilità di effettuare analisi statistiche sui preventivi fatti, potendo capire ad esempio i miei errori (se ho applicato maggiorazioni eccessive sui miei costi) o quante offerte riesco ad aggiudicarmi in base al numero dei preventivi generati (o in base al singolo cliente) o infine se esistono tipologie di lavorazioni che non valga la pena continuare di svolgere in quanto non riesco mai ad aggiudicarmi la commessa del cliente.
Alla luce di queste considerazioni non potremmo forse dire che a questo punto il tempo che consideravo come “risparmiato” potrebbe invece definirsi “investito”?
Riguardo a questo aspetto, noi di OSL una soluzione la proponiamo: IL MODULO PREVENTIVI dell’Area Pianificazione e Controllo. Questo modulo infatti consente di effettuare, in maniera semplice e agevole, preventivi valorizzando le lavorazioni interne, quelle esterne e i materiali. Vi consigliamo di leggerne l’approfondimento e anche la Case History dell’azienda Diemme S.r.l. di Bologna, la quale ha acquistato da anni questa funzione.
